Pravidla pro podávání podnětů a stížností

Pravidla pro podávání podnětů a stížností

Společnost MANGAN Chvaletice, s.r.o. (dále jen „společnost“) se zavazuje k dodržování nejvyšších standardů otevřenosti, poctivosti a zodpovědnosti. Naším cílem je zajistit, aby se s námi kdokoli mohl podělit o své názory, ať již kladné či záporné, které se týkají naší společnosti.

Dále tato pravidla představují jednoznačné prohlášení o tom, že bude-li identifikováno a společnosti nahlášeno nějaké pochybení ze strany společnosti, nebo některého z jejích zaměstnanců nebo dodavatelů, bude daná věc urychleně řešena a důkladně prošetřena a napravena. Společnost dále prozkoumá a zavede opatření k zajištění toho, aby se takovému pochybení v budoucnu zabránilo.

Definice stížnosti

Za stížnosti jsou považována taková podání, kterými se stěžovatel domáhá ochrany svých subjektivních práv a požaduje nápravu ve vlastním zájmu. Stížnost obsahuje skutečná nebo domnělá pochybení, jejichž důvodnost nebo nedůvodnost je třeba ověřit právě důkladným a objektivním šetřením.

Tato pravidla jsou určena pro subjekty mimo společnost.

Podrobný návod určený pro zaměstnance společnosti, jak postupovat při podání podnětů či stížností, je uveden v rámci dokumentu „ZÁSADY SPOLEČNOSTI MANGAN CHVALETICE“, se kterým je každý zaměstnanec seznámen bezprostředně po přijetí.

Co by měly podnět či stížnost obsahovat:

• jméno, příjmení, bydliště, (adresu pro doručování), kontakt na oznamovatele (e-mail, telefon);
• popis podstatných okolností problému, v případě stížnosti, na co si konkrétně stěžujete a čeho se jako stěžovatel domáháte, případně která vaše práva byla porušena a jakým způsobem.

Podnět či stížnost je možné podat také anonymně, tzn. bez uvedení jména, příjmení a bydliště. Pokud charakter podnětu či stížnosti neumožňuje podání anonymní, měl by o tom, před zahájením šetření, být oznamovatel informován, je-li to, vzhledem k neuvedeným kontaktům, možné.

Jakým způsobem můžete podnět či stížnost podat:

• Prostřednictvím formuláře uvedeným na stránkách společnosti: Kontaktní formulář (odkaz).
• Písemnou formou dopisem odeslaném poštou na adresu společnosti: MANGAN Chvaletice, s.r.o., U Kulturního domu 158, 533 12 Chvaletice.
• Elektronickou poštou na e-mailovou adresu společnosti: info@mn25.cz, whistleblower@mn25.ca.
• Datovou schránkou prostřednictvím informačního systému datových schránek provozovaného Českou poštou, s. p. ID datové schránky společnosti je 96vrejb.
• Osobním doručením na adresu společnosti MANGAN Chvaletice, s.r.o., U Kulturního domu 158, 533 12 Chvaletice (v přítomnosti zástupce společnosti předání podnětu či stížnosti do jeho rukou nebo vložením do schránky společnosti v přízemí budovy kulturního domu).

Postup při vyřizování podnětů či stížností:

Společnost bude na vaše podněty či stížnosti vždy reagovat. Nahlášený podnět či stížnost může být podle složitosti či adekvátnosti:

(a) prošetřena vedením, představenstvem společnosti, formou interního auditu nebo prostřednictvím disciplinárního řízení,

(b) předána policii,

(c) předložena externímu auditorovi nebo externímu právnímu poradci,

(d) předmětem nezávislého šetření.

Za účelem ochrany jednotlivců a osob obviněných z přečinů nebo možného nesprávného jednání proběhne úvodní dotazování, aby bylo možné rozhodnout, zda lze na místě provést šetření věci, a pokud ano, stanovit formu šetření. Některé podněty mohou být vyřešeny dohodou o možném dalším postupu bez nutnosti šetření. Je-li nutno podniknout nějaké naléhavé kroky, budou podniknuty před zahájením šetření.

Odpovědný vedoucí pracovník do deseti pracovních dnů předá oznamovateli písemně potvrzení o obdržení vyjádření podnětu či stížnosti.

V případě stížnosti předá odpovědný pracovník oznamovateli:

• informaci o tom, jak navrhuje danou věc řešit,
• odhad doby, jak dlouho bude trvat, než bude možné poskytnout odpověď,
• informaci o tom, zda proběhlo nějaké úvodní dotazování,
• informaci o tom, zda proběhne další šetření, a pokud ne, z jakého důvodu.

Aby společnost zajistila oznamovateli jistotu, že záležitost bude řádně vyřešena, oznamovatel by měl v případě stížnosti vždy obdržet výsledky případného šetření, samozřejmě s ohledem na možná právní omezení.

Společnost zajistí, aby nikdo ve společnosti neuplatňoval sankce nebo nezpůsoboval škodu osobě, která podnět či stížnost nahlásila.

Společnost bude respektovat důvěrnost podnětu či stížnosti, jestliže si oznamovatel vyžádá zachování důvěrnosti. Je ovšem nutno si uvědomit, že další postup a ověření podnětu či stížnosti bude snazší, bude-li oznamovatel připraven sdělit své jméno.

Pokud je podnět či stížnost shledána za důvodnou nebo částečně důvodnou, budou učiněna nezbytná opatření k nápravě zjištěných nedostatků.